Ausgabe 3 Newsletter
22. Juli 2025 – Thomas Gerlach
Newsletter Ausgabe 3: Die wichtigsten KI-Tools für den Mittelstand – was wirklich hilft, was (noch) nicht taugt
von Thomas Gerlach
Einleitung: Zwischen Hype und Handwerk
Künstliche Intelligenz ist längst kein Trend mehr – sie ist Realität. Doch während Konzerne mit millionenschweren Piloten experimentieren, stellt sich im Mittelstand eine viel konkretere Frage: Was davon hilft mir wirklich im Alltag? Und was ist reine Spielerei?
In dieser Ausgabe gebe ich einen Überblick über die wichtigsten KI-Tools, die aktuell im deutschen Mittelstand eingesetzt werden (oder es bald könnten). Ich zeige, was bereits funktioniert, was sinnvoll ist – und worauf man besser noch nicht setzen sollte.
Microsoft Copilot – das Schweizer Taschenmesser?
Was ist das?
Copilot ist in Word, Excel, Outlook, Teams und PowerPoint integriert und hilft beim Schreiben, Zusammenfassen, Planen oder Analysieren.
Für wen ist das relevant?
Praktisch für alle, die Office 365 nutzen – vom Dachdeckerbüro bis zur Steuerkanzlei.
Was bringt es wirklich?
- Schnellere E-Mails, Protokolle und Präsentationen
- Bessere Datenanalyse mit Excel
- Unterstützung bei Texten, Zusammenfassungen und Visualisierungen
Wo sind die Grenzen?
- Die Lizenz kostet rund 30 Euro pro Nutzer und Monat
- In der deutschen Sprache ist die Qualität noch ausbaufähig
- Ohne Schulung wird das Potenzial kaum ausgeschöpft
Fazit:
Für Unternehmen, die bereits intensiv mit Office arbeiten, eine sehr sinnvolle Ergänzung – aber der Mehrwert entsteht nur, wenn man die Mitarbeitenden gezielt befähigt.
ChatGPT – Alleskönner oder Ablenkung?
Was ist das?
Ein Chatbot, der Fragen beantwortet, Texte erstellt, analysiert und sogar beim Programmieren helfen kann. Mit der kostenpflichtigen Version (GPT-4o) ist die Qualität deutlich höher.
Wo hilft es im KMU-Alltag?
- Formulierung von Kundenanschreiben, Angeboten, Marketingtexten
- Ideenfindung für Social Media oder Webseiten
- Strukturieren von Projektplänen oder Verträgen
- Vorbereitung von Meetings und Präsentationen
Was muss man wissen?
- Datenschutz: Keine sensiblen Daten eingeben (Serverstandort USA)
- Nur mit präziser Fragestellung liefert es gute Ergebnisse
- Die kostenlose Version ist deutlich schwächer
Fazit:
Ein mächtiges Tool – aber nichts für nebenbei. Wer damit produktiv arbeiten will, braucht klare Ziele, etwas Übung und eine gute Prompt-Strategie.
Branchenspezifische Lösungen – zwischen Innovation und Beta-Status
Für Ärzte und Praxen:
Tools wie DeepC oder KI-gestützte Diagnosemodule (z. B. für Radiologie) sind bereits im Einsatz. Auch Terminplanung, Abrechnung oder Codierung lassen sich per KI verbessern.
Bewertung: In größeren Praxen sinnvoll, in kleinen Strukturen hängt der Nutzen stark von der vorhandenen IT-Infrastruktur ab.
Für Handwerksbetriebe:
Software wie ToolTime, openHandwerk oder Craftnote integriert erste KI-Elemente – etwa automatische Baustellendokumentation, Angebotsvorschläge oder Sprach-zu-Text-Protokolle.
Bewertung: Noch kein Gamechanger, aber wer früh investiert, sichert sich Vorteile.
Für Kanzleien und Steuerberater:
DATEV experimentiert mit KI zur Belegerkennung, andere Anbieter wie LEXAI oder Kira Systems bieten Vertragsanalyse oder Recherchedienste auf KI-Basis.
Bewertung: Sehr vielversprechend, aber oft (noch) zu komplex oder zu teuer für kleine Kanzleien.
Was man getrost ignorieren kann
- KI-Sekretärinnen mit Sprachausgabe: Viel Show, wenig Substanz. Oft unpräzise oder langsamer als Tippen.
- Selbstlernende Buchhaltungs-KI für PDFs: In der Praxis fehleranfällig, erfordert Nacharbeit.
- KI-Website-Baukästen: Generische Seiten, oft ohne Rechtskonformität – kein Ersatz für professionelle Lösungen.
Fazit: Was heute schon sinnvoll ist – und wo man abwarten sollte
Sofort einsteigen sollte man bei:
- Microsoft Copilot
- ChatGPT Pro
- Branchensoftware mit ausgereiften KI-Funktionen
Warten sollte man bei:
- Hype-Produkten ohne klaren Nutzen
- Tools ohne deutsche Lokalisierung
- Lösungen, bei denen KI nur Marketing ist
Ausblick auf nächste Woche
In der kommenden Ausgabe erkläre ich, wie man als Mittelständler die eigene KI-Strategie entwickelt, ohne sich zu verzetteln. Welche Fragen müssen geklärt sein? Wie sieht eine realistische Roadmap aus? Und woran erkennt man, ob ein KI-Projekt wirklich zu den eigenen Zielen passt?
Viele Grüße
Thomas Gerlach
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